La supervivencia de las empresas se complica cada vez más. El aumento de los requisitos burocráticos y el aumento de los costes laborales han impulsado la tormenta perfecta hacia las PYMEs. Es el momento de aumentar la rentabilidad y la excelencia externalizando las tareas administrativas que no aporten valor empresarial.
En este artículo enumeraremos los puntos clave para clarificar las dudas sobre la externalización o subcontratación de tareas administrativas o procesos empresariales con el objetivo de asegurar la supervivencia de nuestra empresa.
¿En qué consiste externalizar tareas o procesos en una empresa?
La subcontratación de procesos de negocios o externalización de procesos de negocio —del inglés business process outsourcing (BPO)— es la subcontratación de funciones del proceso de negocio en proveedores de servicios, ya sea internos o externos a la empresa, que se suponen menos costosos o más eficientes y eficaces
Las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) han permitido que parte del trabajo de las empresas se pueda desarrollar en diferentes lugares, y más aún, que sea hecho por otras empresas especializadas, generalmente a un coste menor o con mayor eficiencia.
Podemos entender la externalización de procesos de negocio como el concepto de la asignación de mano de obra y entidades especializadas para realizar tareas específicas dentro de la organización al tiempo que garantiza los niveles de calidad de servicio, aumentando la productividad en funciones administrativas y la reducción de los costes.
Finalmente, la tecnología ha avanzado un paso más y ahora se pueden externalizar tareas repetitivas sin externalizar el proceso completo, manteniendo el control sobre los datos y sus resultados, sin renunciar a nada importante pero reduciendo los costes, los errores humanos y los problemas derivados de la contratación de administrativos para "picar" dichos datos.
- Aumento de cargas sociales y sueldos.
- Reducción de jornada, bajas, conciliación...
- Dificultades para encontrar perfiles adecuados
- Disponibilidad dentro de un horario cerrado.
En este entorno de creciente complejidad, contar con soluciones tecnológicas avanzadas puede marcar la diferencia.
Ventajas de la externalización.
Las principales ventajas que se han comprobado tras años de experiencia en miles de organizaciones de todos los sectores son:
- Ahorro de costes. Es posible aprovechar la experiencia y los recursos especializados sin asumir el elevado coste de mantener un equipo interno.
- Enfocarse en las operaciones fundamentales del negocio. Se puede dar prioridad total a las operaciones que generan ingresos o que forman parte de la actividad principal del negocio.
- Reducción de errores humanos y sus consecuencias fatales. Las tareas se mejoran con el uso de herramientas tecnológicas que comprueban los cálculos y las cifras de forma redundante.
- Acceso a nuevas tecnologías. Las herramientas usadas en la externalización están plenamente disponibles para su uso por parte del cliente.
- Aumento en la calidad de vida del empresario. Además de la suma de las ventajas anteriores, se pueden derivar tareas a cualquiero hora sin el límite del horario de sus recursos propios.
Sus riesgos.
Independientemente de los riesgos derivados de elegir mal tanto las tareas como al proveedor, hay riesgos que considerar de forma general.
- Cesión de parcelas de control. Alejamiento de los datos que permiten tomar las mejores decisiones, como los contables.
- Cesión de datos de los clientes. Delegar en otras empresas las tareas relacionadas con los clientes, como la emisión de facturas, la venta de productos, entradas o reservas, por ejemplo, pone en manos de terceros lo más preciado de las empresas, a sus clientes
- Dependencia de un proveedor externo. Si no se cierra bien el alcance, se descubre que los intereses son contrapuestos, cuando aumenta el coste del servicio baja la rentabilidad del negocio
- Pérdida de conocimiento técnico. Si un servicio se externaliza, la empresa pierde el conocimiento y la comprensión de dicho servicio y su innovación quedará en poder del proveedor sin poder ser transferidos a la empresa
- Diferencias culturales. Cada empresa tiene su cultura, delegar ciertos procesos puede generar fricciones personales entre las personas de diferentes empresas
Es realmente importante no externalizar nada que conlleve datos de los clientes ni parcelas estancas que fomenten la dependencia de un tercero. La tecnología permite que se mantenga el control total sobre datos y procesos, reduciendo la externalización a procesos burocráticos de poco valor añadido pero de uso intensivo de mano de obra.
Factores a tener en cuenta en la elección de las tareas.
Fácil si tenemos en cuenta que debemos tratar de acumular todas las ventajas posible a la vez que acotamos los riesgos al mínimo. Nosotros lo abordamos de la siguiente manera:
- Lista de tareas por orden inverso en consumo de horas, es decir, de mayor a menor.
- Clasificación por ser más o menos "core" del negocio.
- ¿Tengo datos en tiempo real de lo que "pican" por mi?.
- ¿Es un sistema accesible por mi y todos mis empleados o me dan un usuario en la plataforma del proveedor donde mantiene a sus otros clientes?.
- ¿Puedo recuperar con facilidad las tareas externalizadas?.
Optimizar las tareas externalizadas la eficiencia y construye relaciones sólidas. Al utilizar una herramienta del cliente, establecer procesos organizados y mantener una comunicación efectiva, la empresa puede adaptarse rápidamente y asegurar un suministro constante de calidad, impulsando así su crecimiento sostenible.
Cómo hacer la lista y su orden de prioridades.
Actualmente se puede externalizar, prácticamente, cualquier tarea dentro de una empresa, dejándola en manos de un profesional con una amplia experiencia. Pero para tener un punto de partida, vamos a ver las que se suelen externalizar:
- Contabilidad.
- Gestión de Recursos Humanos.
- Gestión de proveedores.
- Gestión del stock.
- Gestión de clientes.
- Gestión administrativa.
- Departamento de marketing.
- Atención al cliente.
De cada una de ellas deberemos calcular el tiempo que nos consume, su coste global, su importancia para nosotros... Pero siempre tenemos que responder a una pregunta clave: ¿Existe una herramienta que nos permita hacerlo sin necesidad de externalizarlo? O, al menos, externalizando solo la introducción de los datos en dicha herramienta, que quedaría a nuestra disposición.
Táctica y estrategia para su implementación.
Seguimiento, control y KPIs.
Pautas para elegir las herramientas y los socios correctos
En resumen, la digitalización de los procesos en una empresa mediana es una inversión clave para mejorar la eficiencia, reducir costos y aumentar la productividad. La automatización de tareas como la facturación, la gestión de pedidos a proveedores, el control de inventario, los fichajes de empleados y la gestión de recursos humanos permite optimizar los procesos internos, agilizar la toma de decisiones y mejorar la competitividad de la empresa en el mercado. Por tanto, es fundamental que las empresas medianas consideren la digitalización de sus procesos como una prioridad para garantizar su crecimiento y éxito en un entorno empresarial cada vez más competitivo.
